پیش نویس آیین نامه داخلی کمیته مالی

آیین نامه داخلی کمیته مالی کانون کوهنوردی فرهنگسرای بهمن

تعریف کمیته مالی : کمیته مالی متشکل از چند نفر يا حداقل دو نفر از اعضای دائمی کانون کوهنوردی فرهنگسرای بهمن و آگاه به مسائل امور مالی میباشد که در ابتدای هر سال و با رأیگیری از اعضا برای مدت یکسال انتخاب میگردد تا کلیه امورمربوط به حسابداری ، تدارکات برنامهها ، انبارداری ، دریافت حق عضویت ، جذب کمکهای مالی و در مجموع امور مربوط به درآمد و بودجه و هزینه گروه را انجام دهد. ولي در هر حال مسؤول كميته مالی فقط يك نفر خواهد بود كه ملزم به پاسخگویی به اعضا، مسؤولین گروه و در صورت نیاز به مسؤولین خارج از گروه میباشد .

هدف کمیته مالی : اهداف کمیته مالی به دو هدف کوتاهمدت و بلندمدت تقسیم میشود :

اهداف کوتاهمدت : تامین منابع مالی و تجهیزات مورد نیاز گروه برای اجرای برنامههای گروه میباشد.
اهداف بلندمدت: درآمدزایی برای گروه و تامین استقلال مالی گروه بدون کمک هیچ ارگان و سازمان خاصی میباشد. ارائه راهکار برای این بخش و تدوین آییننامه اجرایی برای آن در یک جلسه جداگانه صورت خواهد گرفت.

وظایف کمیته مالی:

بند 1: تأمین منابع مالی گروه از طرق تصویب شده در جلسلت عمومی گروه بر اساس آئیننامه مالی .

بند 2: تنخواه گردانی درآمدها و خرجکردهای مربوط به گروه بر اساس آئیننامه مالی .

بند 3: امضای اوراق بهادار و تعهدآور و ارائه آنها به دبیر کانون جهت تأیید نهایی آئین نامه مالی .

بند 4: تهیه آئیننامه و دستورالعمل های مالی لازم و ارائه آن در جلسات عمومی گروه جهت رأیگیری و اعلام آن به کلیه کمیتهها و اعضای کانون پس از تصویب جهت اجرا .

بند 5: تهیه و تدارک کلیه وسایل و امکانات رفاهی جهت اجرای جلسات و برنامههای گروه بر اساس آئیننامه مالی.

بند 6: تهیه و خرید و نگهداری کلیه لوازم و تجهیزات مورد نیاز گروه بر اساس آئین نامه اموال و تجهیرات گروه.

بند 7 : ارائه گزارش منظم از وضعيت بودجه کانون در هر ماه و ارائه تراز شش ماهه و سالیانه به اعضا بر اساس آئیننامه مالی .

بند 8 : تهيه وارائه کلیه مدارک و گزارشهای مالی گروه به بازرسان جهت کنترل در هر زمان .

بند 9 : قراردادن تنخواه لازم در اختيار كميته‌ها پس از تصويب در شورا بر اساس آئیننامه مالی .

بند 10 : ارائه پيشنهاد و نگهداري مبلغي بعنوان ذخيره احتياطي پس از تصويب شورا.

بند 11 : بایگانی کلیه اسناد مالی گروه.

بند 12 : مسوول مالی میتواند خود مسؤول انبار و تجهیزات باشد یا یک نفر را به عنوان مسؤول انبار معرفی نماید .

آئین نامه مالی

1. تأمین منابع مالی مورد نیاز گروه جهت تداوم فعالیتهای تعریف شده کانون کوهنوردی فرهنگسرای بهمن به عهده کمیته مالی میباشد.

2. مسؤولین مالی وظیفه دارند منابع مالی مورد نیاز گروه را از طریق جمعآوری عضویت و کمکهای افراد علاقهمند و در صورت امکان جلب رضایت مسؤولین فرهنگسرا تأمین نمایند .

3. مسؤولین مالی موظفند در ابتدای هر سال با توجه به شرایط صندوق ، هزینههای گروه و عرف موجود در بین باشگاهها مبلغ عضویت سالانه را پیشنهاد داده و پس از تصویب آن در جلسات عمومی آن را از اعضا اخذ نمایند.

4. مسؤولین مالی در نحوه اخذ عضویت بصورت یکجا یا تقسیط مختارند ولی نحوه آن را باید در جلسه ابتدای سال به اطلاع همه اعضا برسانند .

5. علاوه بر عضویت سالانه گروه از اعضای جدید ورودیه به مبلغ 10000 تومان دریافت کرده و به صندوق واریز کند. مبلغ این ورودیه در جلسه مجمع عمومی هر سال برای سال آینده تصویب خواهد شد.

6. مبلغ وردیه فقط از اعضایی که بعد از 1/4/89 به عضویت گروه در می آیند اخذ میشود .

7. مبلغ ورودیه فقط برای یک بار و در زمان ورود به گروه اخذ میگردد.

8. تمام کسانی که عضویت پرداخت نمیکنند عضو گروه محسوب نمیشوند و حق رأی و اظهارنظر در مورد مسائل گروه را ندارند و مشمول قوانین میهمانان گروه میشوند .

9. مسؤولین مالی موظفند کلیه مبالغ و عضویتهایی که به فدراسیون کوهنوردی پرداخت میشود را به اطلاع کلیه افراد برسانند و پس از اخذ مبالغ به شیوه مقتضی به فدراسیون ارسال نمایند .

10. مسولین مالی موظفند در ابتدای هر سال حق بیمه حوادث را از اعضا دریافت کرده و لیست اسامی را به سازمان تربیت بدنی ارسال نمایند .

11. تهیه کلیه وسایل لازم برای اجرای برنامه اعم از وسایل نقلیه، محل اقامت و ....به عهده مسؤولین مالی است. مسؤولین مالی می توانند این وظیفه را خود انجام داده یا به فرد دیگری بسپارند اما در هر صورت پاسخگویی به اعضا بر عهده مسؤولین مالی میباشد .

12. مسؤولین مالی موظفند هزینههای هر برنامه اعم از وسیله ایاب و ذهاب، محل اقامت و ... را از افراد شرکت کننده در همان برنامه اخذ نمایند و اجازه برداشت از منابع صندوق را برای این امر ندارند .

13. هزینه های میهمانان شرکت کننده در برنامههای گروه 50 درصد بیشتر از اعضا ی گروه میباشد .

14. مسؤولین مالی موظفند مبالغی که به صورت مازاد از میهمانان اخذ میگردد را به صندوق گروه واریز نموده و در دفاتر مالی گروه ثبت کنند.

15. مسؤولین مالی موظفند گزارش مالی هر برنامه در جلسه هفتگی بعدی به کلیه اعضا اعلام نمایند .

16. مسؤولین مالی میتوانند در ابتدای هر سال مبلغی را به عنوان تنخواه به سایر کمیتهها داده و در پایان سال آنرا حسابرسی نموده و در دفتر کل ثبت کنند. این مبلغ برای سال جاری نباید بیشتر از 50000 تومان باشد. مبلغ این تنخواه در جلسه مجمع عمومی هر سال برای سال آینده تصویب خواهد شد.

17. مسؤولین مالی باید یک چهارم کل مبالغ عضویتهای جمعآوری شده هر سال را به عنوان ذخیره صندوق نگهداری نموده و حق برداشت از مبلغ ذخیره را ندارند. مبلغ ذخیره صندوق در جلسه مجمع عمومی هر سال برای سال آینده تصویب خواهد شد.

18. مسؤولین مالی باید یک حساب جاری در نزدیکترین شعبه به فرهنگسرای بهمن به نام کانون فرهنگسرای بهمن افتتاح نموده و حق برداشت از آن با دو امضا مسؤولین مالی و مسؤول بازرسی امکانپذیر باشد .( در مورد حق امضا بحث گردد).

19. کلیه درآمدهای گروه باید به حساب جاری واریز شده و کلیه خریدها و هزینههای گروه هم باید از طریق آن انجام گردد .

20. مسؤولین مالی میتوانند جهت رفاه اعضا یک حساب کارتی متصل به شتاب افتتاح نمایند تا اعضا حق عضویت یا هزینههای برنامهها را به آن واریز نمایند، ولی مسؤول مالی در نهایت باید این مبالغ را به حساب جاری واریز نماید .

21. کلیه فاکتورهای مالی و اوراق بهادار گروه باید به امضای مسؤولین مالی برسد .

22. مسؤولین مالی باید تمام عملیات مالی گروه را در دفتر روزنامه و دفتر کل ثبت نماید و در هر شش ماه بیلان مالی گروه را ارائه دهند .

23. پایان هر سال مالی مسؤول مالی باید تراز پایان سال را در جلسه مجمع عمومی گروه ارائه نماید .

24. کلیه دفاتر و اسناد مالی گروه باید در دفتری در فرهنگسرای بهمن نگهداری گردد و شخصی حق خروج این دفاتر و اسناد را از فرهنگسرا ندارد.

25. هیچیک از اعضاء کمیته مالی حق معامله به نفع خود را نخواهد داشت و در صورت وقوع، کمیته انضباطی و بازرسی حق پیگیری را برای خود محفوظ میدارد.

آئین نامه اموال و تجهیزات گروه

مسؤول انبار وظیفه خرید ، نگهداری و حفاظت و امانت اموال و تجهیزات گروه را دارد .

وظایف مسول انبار :

1. مسؤول انبار در ابتدای هر سال مالی باید اموال و تجهیزات گروه را از مسوول قبلی تحویل گرفته آنها را با دفتر اموال گروه تطبیق داده پس از اطمینان از وجود و سالم بودن کلیه اموال با ارائه رسید آنها را تحویل گیرد .

2. مسؤول انبار باید کلیه تجهیزات و وسایل گروه را اعم از فنی یا غیر فنی را شمارهگذاری نموده و بعد از چسباندن برچسب شماره آنها را در دفتر اموال ثبت نماید .

3. مسؤول انبار موظف است کلیه اموال و تجهیزات گروه را در فرهنگسرا نگهداری نماید در غیر اینصورت مرتکب تخلف خواهد شد .

4. خرید هر گونه تجهیزات جدید پس از به بحث گذاشته شدن در جلسه عمومی گروه و تصویب اکثریت اعضا باید با حضور و امضاء مسؤول مالی, مسؤول انبار و مسؤول کمیته فنی انجام پذیرد .

5. جهت خرید تجهیزات فرم شماره x باید پر گردد .

6. پس از خرید تجهیزات شناسنامه تجهيزات شامل اطلاعات مربوط به تاريخ خريد، مبلغ خريد، تاريخ انقضاء، خرابي‌ها، تعميرات و غيره را در دفتر اموال ثبت و نگهداری نماید .

7. ارائه گزارش 6 ماهه از وضعیت اموال و تجهیزات شامل نیازهای جدید، خرابی وسایل و استهلاک و نیاز به جایگزینی وسایل .

8. ارائه خدمات امانت تجهيزات و وسايل گروه به اعضاء فعال در قبال ارائه كارت عضويت و دريافت هزينه استهلاك با در نظر گرفتن جدول زماني برنامه‌هاي گروه و هماهنگي با كميته اجرائي و فني و بر حسب صلاحيت و شايستگي افراد و تکمیل فرم شماره x .

9. نگهداري سوابق اطلاعات مربوط به امانت تجهيزات به اعضاء فعال گروه .

10. تحويل ‌گرفتن تجهيزات و وسائل از سرپرست برنامه‌ها و يا اعضاء گروه و كنترل سلامت و كيفيت آنها پس از استفاده .

11. مسئوليت بازگرداندن و يا دريافت غرامت از افراد در زمان مفقود شدن و يا خسارت ديدن تجهیزات و وسائل گروه به عهده مسؤول انبار می باشد .

نحوه استفاده از تجهیزات و اموال گروه

اموال کانون فرهنگسرای بهمن به سه دسته تبدیل می شوند :

1- وسايل فنی :

الف- شخصی : مانند کارابين پيچ، هشت، صندلی، کلنگ و ...

ب- عمومی : مانند طناب، اسلينگ، شفت، چادر زمستانی، چراغ بنزينی و ...

2- وسايل غير فنی :

الف- شخصی : مانند کوله پشتی، کيسه خواب، گتر و ...

ب- عمومی : مانند چراغ نفتی، قطب نما و ...

3- مطبوعات، کتابها و مجلات و ...

- شرايط استفاده :

2- الف) شرايط استفاده اعضاء از وسايل :

1- اعضای رسمی می توانند با ارائه کارت عضویت گروه وسايل را امانت بگيرند.

2- امانت گیرنده باید فرم شماره X را پر کرده و به امضای مسؤولین مربوطه رسانده و به مسؤول انبار تحویل دهد.

3- هر فرد بايد وسايل مورد نياز خود را شخصاً امانت گرفته و خودش بازگرداند.

4- فرد امانت گیرنده باید از افراد شرکت کننده در برنامه باشد .

5- اگر به دليلی فرد نتوانست برای بازگرداندن وسايل حاضر شود میتواند وسايل را به يکی از اعضای گروه بدهد تا او بازگرداند. بديهی است که شخص صاحب کارت مسؤول سالم و تميز بودن وسايل است و کارت فقط به شخص صاحب کارت تحويل داده میشود.

6- وسايل فنی فقط با تأييد کتبی مسؤول فنی امانت داده میشوند.

7- اگر عضو وسيلهای را امانت گرفت و آن وسيله را برای برنامه بعدی هم نياز داشت حتماً بايد در زمان مقرر وسيله را برگرداند و در صورت صلاحديد مسؤول انبار دوباره آن را امانت بگيرد.

2- ب) اولويت بندی استفاده از وسايل

1 - در صورت وجود تقاضای بيش از موجودی، اولويت دريافت وسايل به صورت زير است :

اول : برنامههای موجود در تقويم.

دوم : برنامه هايي که توسط اعضای رسمی اعلام شدهاند.

تبصره 1: اهميت برنامه در تقسيم وسايل بين دو يا چند برنامه در نظر گرفته میشود، تعيينکننده اين مهم ابتدا مسؤولين فنی و سپس مسؤول انبار میباشند.

2- پ) تخريب وسايل و تخلفات

1- در برنامههای رسمی گروه پرداخت هزينه تخريب (گم شدن) وسايل عمومی به عهده تمام شرکتکنندگان در برنامه و پرداخت هزينه تخريب (و گم شدن) وسايل شخصی به عهده شخص امانت گيرنده است. اما در نهايت مسؤوليت بازگرداندن و يا تعمير وسيله به عهده شخص امانت گيرنده است. لازم به ذکر است وسایل فنی عمومی به سرپرستان هر برنامه تحویل داده خواهد شد .

2- تعيين خسارت يا قيمت معادل وسيله، توسط هيئتی شامل مسؤولين فنی ، سرپرستان و مسؤول انبار گروه با تأييد نهايي مسؤولین مالی انجام میشود.

3 - در صورت تأخير در تحويل هر وسيله از موعد مقرر، مبلغ جريمه ای از عضو دريافت میشود. مبلغ جريمه

به صورت زير محاسبه میشود:

تعداد روزهای تأخیر * ( یکصدم بهای وسیله ) = مبلغ جريمه.

4 - از افراد استفاده کننده از تجهیزات گروه مبلغی به عنوان استهلاک دریافت شود. مبلغ هزینه استهلاک در جلسه مجمع عمومی هر سال برای سال آینده تصویب خواهد شد. (برای امسال در جلسه بحث شود.)

5 – لازم به ذکر است فرد امانت گیرنده تا سه روز پس از پایان برنامه فرصت دارد کالای امانت گرفته شده را

تحویل دهد و پس از آن تأخیر محسوب میشود .

6- اگر عضو وسيلهای را امانت گرفت و در برنامه انجمن شرکت نکرد به ازای هر مورد عدم شرکت بعد از بار اول

هر وسيله مبلغ xxxx تومان از وی دريافت خواهد شد.

تبصره: مبلغ جريمه مندرج در بند 2و3و4 میتواند به صورت ساليانه مورد تجديدنظر مسؤول مالی قرار

بگيرد. مسؤول مالی موظف است پس از تغيير مبلغ آن را به تأييد هیئت رئیسه رسانده و به اطلاع کلیه

اعضاء برساند .

آیین نامه داخلی کمیته مالی کانون کوهنوردی فرهنگسرای بهمن

هدف کمیته مالی : اهداف کمیته مالی به دو هدف کوتاهمدت و بلندمدت تقسیم میشود :

اهداف کوتاهمدت : تامین منابع مالی و تجهیزات مورد نیاز گروه برای اجرای برنامههای گروه میباشد.
اهداف بلندمدت: درآمدزایی برای گروه و تامین استقلال مالی گروه بدون کمک هیچ ارگان و سازمان خاصی میباشد. ارائه راهکار برای این بخش و تدوین آییننامه اجرایی برای آن در یک جلسه جداگانه صورت خواهد گرفت.